Expediente

El expediente

Es un documento en el cual se reúnen de manera cronológica y ordenada una serie de actuaciones y asimismo de documentación vinculada a un caso judicial. El expediente en este sentido, mejor dicho su revisión, nos permitirá conocer el avance o el estancamiento que pueda tener una presentación judicial.

Los abogados, los gestores sociales o también los individuos involucrados en la causa podrán acceder al mismo para tener conocimiento de todas las actuaciones que se fueron realizando.

Tipos de Expedientes

·         Expediente laboral

·         Expediente judicial

·         Expediente administrativo

·         Expediente clínico

 

EXPEDIENTE LABORAL

Es un Instrumento para comprobar las condiciones generales de trabajo y la antigüedad en el empleo. En la práctica, tanto el proceso de contratación de personal como el determinación de relaciones laborales representan operaciones medulares para toda empresa, especialmente para el departamento de recursos humanos, por los datos y documentos de los trabajadores que debe no obtenerse en tales procesos y conservarse por un periodo determinado. Ello significa que c es idóneo para requerir a los nuevos elementos la documentación necesaria (copia del acta de nacimiento, constancia de inscripción ante el IMSS, expedida por el último empleador, comprobante de domicilio, cartas de recomendación,etc.) para integrar a cabalidad un expediente laboral donde constarán las condiciones generales de trabajo y la antigüedad del trabajador en el empleo. Así mismo, el momento de separación o despido es oportuno para recabarlas cartas de renuncia, las actas administrativas y los avisos de rescisión que amparen los finiquitos o liquidaciones laborales, con el fin de evitar conflictos de trabajo ante las autoridades competentes por falta de los mismo, ya que el artículo 784 de la LFT dispone que en caso de que exista una controversia laboral, la Junta de Conciliación y Arbitraje (JCA) eximirá al trabajador de la carga de la prueba y requerirá al patrón la exhibición detales documentos, como los siguientes:

1. Fecha de ingreso del trabajador.

2. Antigüedad.

3. Inasistencias.

4. Causas de rescisión de la relación laboral.

5. Término del vínculo laboral o contrato de trabajo por obra o tiempo determinado, según lo señalado en la LFT.

6. Constancia de haber dado aviso por escrito al trabajador de la fecha y causa del despido.

7. Contrato de trabajo.

8. Duración de la jornada laboral.

9. Pago de días de descanso y obligatorio.

10. Disfrute y pago de vacaciones.

11. Pago de las primas dominical, vacacionar y de antigüedad.

12. Monto y pago del salario.

13. Pago de la PTU.

14. Incorporación y aportación al Fondo Nacional de la Vivienda.

 Por tanto, al momento de contratar personal es importante requerir a los nuevos elementos la documentación necesaria para integrar su expediente personal, el cual se continuará mientras perdure la relación laboral. A pesar de la importancia de recopilar dicha información, la mayoría de las empresas descuida este aspecto, pues consideran innecesario formar un expediente que “jamás” se utilizará.  Así, los datos requeridos por las autoridades laborales, en un momento dado, se localizan en diversos documentos, los cuales deben identificarse y tenerse al alcance para evitar inconvenientes.

Expediente Judicial

Estos documentos deben estar ordenados cronológicamente y foliados en forma de libro, además de ser provistos de una carátula destinada a su individualización. También deben sujetarse a las normas vigentes para su formación y conservación.

Un expediente judicial es un instrumento público que contiene los documentos que registran toda la historia de un proceso.

Su importancia radica en que son base fundamental en los procesos, pues la Ley especifica que de todo proceso se deberá formar un expediente.

   ¿PARA QUE SIRVE UN EXPEDIENTE JUDICIAL?

Los expedientes judiciales hacen constar por escrito, las actuaciones que se van sucediendo en un proceso judicial.

Los expedientes judiciales sirven para:
· Soportar o justificar las actuaciones judiciales
· Presentar las acusaciones en los juzgados o tribunales y
· Para registrar las decisiones tomadas.

Expediente Administrativo

No existe en el ámbito procesal ni en las normas que regulan el procedimiento administrativo, una definición de lo que debe entenderse por expediente administrativo. Esa circunstancia impide precisar cual ha de ser el contenido del mismo: si deben remitirse todos los antecedentes existentes en la Administración o exclusivamente los referidos a la actuación administrativa que origina la actuación judicial, es decir, el recurso contencioso administrativo.

No obstante, puede encontrarse una definición de expediente administrativo en el artículo 164.1 del Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, entendiendo por tal "el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla". Concepto éste que es complementado con un apartado 2º, señalando que "los expedientes se formarán mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, y sus hojas útiles serán rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación."

La definición del expediente administrativo como materialización del procedimiento es aceptada por los Tribunales en las sentencias del Tribunal Supremo de 23 de abril de 1986 y 28 de octubre de 1988, calificándolo como "la serie de actuaciones administrativas debidamente documentadas que reflejan el procedimiento del que el acto o disposición trae causa".

Quizá esta afirmación convendría matizarla tras la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso Administrativa, que incluye como objeto del recurso contencioso no solo los actos administrativos y las disposiciones generales o reglamentos sino también la inactividad y la vía de hecho de la Administración (artículo 25 Ley 29/1998).

El expediente administrativo permite, por otra parte, el cumplimiento de la función revisora que realizan los Tribunales administrativos (artículo 106.1 de la Constitución), el control de los emplazamientos llevados a cabo por la Administración durante el procedimiento de la reclamación y envío del expediente (artículo 64 de la Ley Reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa), velar por el cumplimiento de los presupuestos procesales (artículo 62 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, Reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa), y la resolución de cuestiones probatorias en aquellos casos en los que las partes se han servido de los documentos obrantes en el expediente.

II. REMISIÓN DEL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO AL ÓRGANO JUDICIAL

Una de las mayores preocupaciones de la ley Jurisdiccional ha sido la de agilizar la resolución de los litigios y como uno de los aspectos en los que la tramitación del procedimiento se demoraba de forma injustificada era en el envío del expediente administrativo al Tribunal que conoce del recurso contencioso administrativo se han introducido mecanismos a fin de, como indica la Exposición de Motivos de la Ley "poner definitivamente coto a prácticas administrativas injustificables y demasiado extendidas que alargan la tramitación de muchas causas".

Ha de recordarse que el recurrente se limita a presentar un simple escrito de interposición al Juzgado o Tribunal indicando la actuación administrativa frente a la que recurre, el órgano Judicial, una vez admitido a trámite el recurso reclama el expediente administrativo al órgano autor de la actuación impugnada y tan pronto se recibe el expediente lo entrega al recurrente para que formalice la demanda. Este sistema es el que se sigue en el llamado Procedimiento Ordinario. Sin embargo, en el Procedimiento Abreviado, regulado en el artículo 78 de la Ley de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa que se utiliza para asuntos de menor complejidad, el recurrente presenta directamente la demanda, y, una vez admitido a trámite el recurso, el órgano judicial reclama el expediente y, una vez recibido lo pone de manifiesto al recurrente para que a la vista del mismo pueda solicitar determinados medios de prueba o introducir en el acto de la vista nuevos motivos impugnatorios.

III. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

Por otra parte, La Ley 11/2007, de 22 de junio, sobre Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, (véase "Administración electrónica") define el expediente electrónico como el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan; el foliado de este tipo de expedientes se lleva a cabo mediante un índice electrónico, firmado por un responsable de la administración, órgano o entidad actuante y siguiendo los trámites que procedan. Este índice es el que garantiza la integridad del expediente electrónico permitiendo su recuperación siempre que sea necesario, pues además se admite que un mismo documento forme parte de diferentes expedientes electrónicos.

La remisión de expedientes podrá ser sustituida por la puesta a disposición del expediente electrónico, además el interesado también tiene derecho a obtener copia del expediente.

La Ley también regula la realización de diversos tipos de copias:

Copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el ciudadano o por la administración: tienen consideración de copias auténticas, tengan o no tengan el formato original, siempre que, cumpliéndose los requisitos del artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen de Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, el documento electrónico original se encuentre en poder de la administración y que la información de firma electrónica y sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento.

Copias realizadas por las Administraciones Públicas utilizando medios electrónicos de documentos emitidos originalmente por las Administraciones Públicas en soporte papel: tienen consideración de copias auténticas siempre que se cumplan los requisitos del artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen de Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Las Administraciones Públicas pueden obtener imágenes electrónicas de documentos privados aportados por los ciudadanos que tienen la misma validez y eficacia en el procedimiento administrativo. Esta obtención puede realizarse de manera automatizada mediante el correspondiente sello electrónico.

Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente tienen la consideración de copias auténticas, siempre que incluyan la impresión de un código generado de modo electrónico u otros modos de verificación que permitan contrastar su autenticidad mediante acceso a los archivos electrónicos de la Administración o entidad que hubiera emitido el documento electrónico original.

La Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos dedica un título completo a la gestión electrónica de los procedimientos disponiendo que la gestión electrónica de la actividad administrativa debe respetar la titularidad y el ejercicio de la competencia por la Administración, órgano o entidad que la tenga normativamente atribuida, así como el cumplimiento de requisitos formales y materiales establecidos en la normativa que regula la actividad en cuestión.

En cualquier caso la Ley de acceso electrónico contiene un claro mandato a las Administraciones Públicas para que impulsen la aplicación de medios electrónicos en la gestión de los procedimientos y actuaciones, teniendo siempre en cuenta el criterio de simplificación administrativa, además en la aplicación de estos medios a la actividad administrativa habrá que tener en cuenta la dotación de medios necesarios al personal que utilice dichos medios electrónicos, además de la formación adecuada para ello.

Mediante Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre se ha desarrollado la Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Establece las reglas a las que han de someterse los expedientes electrónicos en cuanto al código que permita su identificación, su foliado mediante un índice también electrónico, su interoperabilidad y sujeción a un formato de larga duración.

Toda esta normativa debe ponerse en relación con la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, cuyo objetivo es regular la utilización de las tecnologías de la información por ciudadanos y profesionales en sus relaciones con la Administración de Justicia y en las relaciones de la Administración de Justicia con el resto de Administraciones y organismos públicos. En la misma se regula el régimen del llamado "expediente digital", cuya finalidad es sustituir la tramitación de los procesos judicial en soporte papel y que exigirá la coordinación de las actuaciones judiciales con la remisión a los tribunales, en especial contencioso-administrativos, la recepción por estos y su tramitación, de expedientes digitalizados procedentes de las Administraciones.

 Expediente Clínico

Es el conjunto único de información y Datos Personales de un paciente, que se integra dentro de todo tipo de establecimiento para la atención médica, ya sea público, social o privado, el cual, consta de documentos escritos, gráficos, imagen lógicos, electrónicos, y de cualquier otra índole, en los cuales, el personal de salud deberá hacer los registros, anotaciones, en su caso, constancias y certificaciones correspondientes a su intervención en la atención médica del paciente, con apego a las disposiciones jurídicas aplicables. (NOM-004-SSA3-2012)D.O.F.

-Los prestadores de servicios de atención médica de los establecimientos de carácter público, social y privado, estarán obligados a integrar y conservar el Expediente Clínico. Los establecimientos serán solidariamente responsables respecto del cumplimiento de esta obligación, por parte del personal que preste sus servicios en los mismos, independientemente de la forma en que fuere contratado dicho personal.

-Todo Expediente Clínico, deberá tener los siguientes datos generales: Tipo, nombre y domicilio del establecimiento y en su caso, nombre de la Institución a la que pertenece; en su caso, la razón y denominación social del propietario o concesionario y, nombre, sexo, edad y domicilio del paciente.

¿Cómo se integra el Expediente Clínico?

-El Expediente Clínico se integra por toda la información generada de la atención médica que se ha brindado al paciente desde su ingreso hasta la última consulta en el Instituto.

-El Expediente Clínico en nuestra Institución está formado por los siguientes apartados:

1. Historia Clínica y Notas Médicas

2. Resultados de laboratorio realizados en el Instituto

3. Resultados de estudio de gabinete realizados en el Instituto

4. Hojas de Trabajo Social

5. Otros Documentos:

        • Hoja de datos de egreso

        • Hoja de enfermería

        • Hoja de indicaciones médicas

Requisitos de un expediente:

1) Numero de expediente

2) Secretaria a la que pertenece el expediente

3) Juzgado donde se sigue el proceso

4) Nombre del actor y el demandado

5) Clase de juicio o procedimiento

6) Nombre del juez o secretario

7) Fecha

8) Abogados Patronos

Importancia:

Su importancia radica en que son base fundamental de los procesos, pues l ley especifica que todo por todo proceso se deberá crear un expediente además nos permite tener una recopilación cronológica de datos sobre la situación del cliente, los factores biológicos, emocionales, sociales y culturales que son base para la determinación del plan de acción o tratamiento social.